De kerk is natuurlijk geen vereniging. Toch is het werk van de scriba heel goed te vergelijken met dat van een secretaris van een vereniging. Er worden vergaderingen voorbereid, agenda's opgesteld, notulen geschreven, brieven verzonden en ontvangen en allerlei contacten binnen en buiten de gemeente onderhouden. Deze activiteiten gaan altijd gepaard met veel papieren, die tezamen het archief van de kerkenraad vormen. Maar dat is nog maar het begin.


In de kerkenraad zitten diakenen. Zij vergaderen in veel kerken ook afzonderlijk. Ook hun secretaris maakt agenda's en notulen, voert correspondentie en onderhoudt contacten. Een apart archief dus, van de diaconie.


En zo gaat dat door. De kerkenraad benoemt commissies, zoals de kerkvoogdij of commissie van beheer (verantwoordelijk voor kerkelijk bureau, ledenregistratie, boekhouding, koster, organisten etc.), orgelcommissie, beroepingscommissie, liturgiecommissie, werkgroep toerusting, zendingscommissie, evangelisatiecommissie enz. De secretarissen / penningmeesters van deze commissies vormen elk hun eigen commissiearchief. Dan zijn er nog de archieven van jeugdverenigingen, mannen- en vrouwenverenigingen, enz. We noemen dat semi-kerkelijke archieven, omdat verenigingen zelfbestuur kennen en niet onder de kerkenraad vallen. Toch staat in deze stukken vaak belangrijke aanvullende informatie over de geschiedenis van de kerk.


Tenslotte bevatten kerkarchieven vaak ook documentatie over de kerkelijke gemeente: plaatselijke jaarboekjes, kerkbodes, eigen uitgaven, krantenknipsels, foto's, films, geluidsbanden, dia's enzovoort.