Digitale documenten worden in mappen ondergebracht op de computer- of serverschijven. Met een overzichtelijke mappenstructuur worden de documenten in een goede en geordende staat bewaard.


Streef naar één centrale mappenstructuur zodat alle documenten op een gestructureerde manier worden geordend. Een digitale mappenstructuur kan overal worden opgebouwd en uitgebouwd, ook op een gewone documentserver of een gedeelde harde schijf. De courante besturingssystemen zoals bijv. Windows, bieden voldoende functionaliteiten voor een goed mappen- en bestandsbeheer.


In principe kan een mappenstructuur vrij worden ingedeeld, maar de beste methode om een logisch geheel op te bouwen, is gebaseerd op de taken en activiteiten van de kerkelijke gemeente. De mappenstructuur voor de papieren documenten kan niet alleen als inspiratiebron gebruikt worden, maar wordt indien mogelijk gevolgd. Het opbouwen van een structuur op basis van taken en activiteiten biedt een aantal voordelen:

  • De informatie wordt binnen het werkproces gesitueerd. De taken en activiteiten zijn een weerspiegeling van de context waarbinnen de documenten worden aangemaakt en gebruikt.
  • Er wordt een mappenstructuur gebouwd waarin alle informatie op een inzichtelijke wijze kan worden geordend.
  • Er is een duidelijk verband tussen de papieren en de digitale documenten.
  • Een vaste en duurzame wijze van indelen van mappen geeft gewenning en het wordt steeds duidelijker en eenvoudiger om de juiste informatie te plaatsen en terug te vinden.


Een mappenstructuur is te vergelijken met een boom die zich vertakt. De boomstam is de basismap. Aan de boomstam zitten verschillende hoofdtakken of hoofdmappen. Elke hoofdmap kan documenten of submappen bevatten. Door de logische indeling en overzichtelijke structuur kunnen mensen kun weg snel vinden. Het is aan te raden om de indeling van taken en activiteiten in te delen van algemeen (hoofdmap) naar bijzonder (document) De opsplitsing kan op deze wijze in verschillende stappen worden opgedeeld totdat je op het niveau van dossiers en documenten bent. Het aantal niveaus moet wel in de hand gehouden worden. Men gaat er van uit dat een diepte van 5 lagen nog ideaal is om de structuur goed en overzichtelijk te houden.


Hoofdmap:         I. Kerkenraad
Submap:             I.1. Vergaderingen_Kerkenraad
Submap:             I.1.1. 2010.
Submap:             I.1.1.1. vergaderstukken_21_januari
Documenten:     I.1.1.1.1. Ingekomen stukken,
                            I.1.1.1.2. agenda, bijlage_1_verslag 16 december,
                            I.1.1.1.3. Bijlage_2_